A grandes rasgos se puede definir el presupuesto como el plan estratégico-económico de la empresa para el próximo ejercicio. Trabajar con presupuestos supone toda una filosofía en cuanto a la forma de gestionar un negocio, basada en la capacidad de prever y controlar el entorno en vez de adaptarse a él.
El proceso presupuestario empieza por elaborar una previsión realista y detallada de las ventas. A partir de ahí se establece un plan de producción, se planifican las compras de bienes y la contratación de los servicios necesarios para desarrollar la actividad de la empresa. Se determinan igualmente los recursos humanos necesarios.
En la elaboración de los presupuestos se utilizan unidades físicas (unidades de producto, cantidades de materiales necesarios, horas de utilización de las diferentes maquinarias) que luego se traducen a unidades monetarias.
Una vez expresado el presupuesto en unidades monetarias se puede hacer una previsión detallada de la tesorería de la empresa, con lo que podremos conocer las necesidades de financiación.
Los presupuestos sirven para controlar que el coste real de elaborar los productos y prestar los servicios propios de la actividad de la empresa están dentro de unos márgenes preestablecidos.
Los presupuestos indirectamente sirven para delimitar funciones y estructurar la organización al tener que analizar y evaluar económicamente los diferentes procesos que tienen lugar en el seno de la misma.
La gestión presupuestaria hace que las personas que integran la organización, especialmente los jefes de departamento y directores, comprendan e interioricen los objetivos de la misma implicándose en su consecución. Ello se consigue por dos vías, en primer lugar dándoles la oportunidad de definir y justificar la necesidad de los recursos y en segundo lugar, responsabilizándose de los resultados obtenidos a lo largo del ejercicio en comparación con las previsiones. De esta forma la alta dirección tiene a su disposición un potente instrumento de control que le permite conocer la evolución de todos los indicadores clave de la actividad del negocio.
Para que un presupuesto sea eficaz debe ser lo más realista y detallado posible, con un desglose suficiente para poder controlar los parámetros fundamentales pero sin que por el contrario se especifiquen en exceso aspectos no relevantes.
Los sistemas de gestión presupuestaria no son realmente eficaces si no se dispone de sistemas de gestión de la información integrados para toda la organización, que funcionen en tiempo real y sean capaces de detectar de inmediato cualquier desviación entre las magnitudes presupuestadas y la evolución real del negocio, permitiendo la adopción de medidas correctoras inmediatas.
Adoptar el sistema de gestión presupuestaria proporciona una mejor organización, mayor capacidad de respuesta ante acontecimientos imprevistos y una mejor gestión de recursos, facilitando todo ello un ahorro considerable de costes al incrementar la eficiencia y productividad de la empresa.
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