Sistemas ERP y PYMES

Introducción

Los sistemas ERP empezaron a utilizarse a principios de los 90 del pasado siglo, a partir de desarrollos elaborados por la firma consultora Gartner (Stamford, Connecticut), habiendo tenido desde entonces un amplio desarrollo y aceptación.

Es una herramienta empresarial ampliamente conocida y aceptada sobre todo en las grandes empresas, que sin embargo no goza de tanta popularidad en el ámbito de las PYMES.

Es interesante por ello que repasemos brevemente en qué consiste y qué ventajas  puede aportar a empresas de reducida dimensión.

Definición

ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión de negocios que controla los procesos y el flujo de información que tienen lugar en cada una de las áreas funcionales vitales de la empresa (“core business”), a través de un software integrado por diferentes módulos que se corresponden con cada una de esas áreas.

Áreas Funcionales

Las áreas a las que nos estamos refiriendo (cada una de ellas asociada a un módulo de programación) pueden ser, por citar las más importantes, las siguientes:

• Contabilidad Financiera: Contabilidad General, activos  fijos, cuentas a cobrar y pagar, tesorería...
• Contabilidad de Costes: Análisis de gastos e ingresos por cada centro de coste/beneficio, análisis de costes de productos...
• Recursos Humanos: Selección, contratación, nóminas, seguros sociales...
• Fabricación: Gestión y control de órdenes de trabajo, listas de materiales asignados a productos, planificación de la producción, control de calidad...
• Compras y Gestión de la Cadena de Suministros: Gestión de compras, calendario de aprovisionamientos, gestión de almacenes, previsiones de consumo de materiales en función de las producciones previstas...
• Gestión de Clientes: Ventas, marketing, atención al cliente...

Una vez precisado el concepto y citadas las áreas de la empresa en las que opera, me gustaría comentar algunas de las razones para recomendar su utilización, sobre todo en pymes.

A) Permite eliminar tareas innecesarias y optimizar los tiempos de ejecución de las imprescindibles. Podemos reseñar entre otras las siguientes ventajas:

• Se reducen las tareas administrativas al mínimo.
• Contabilidad automáticamente integrada con el movimiento entradas/salidas de mercancías.
• Simplificación de procesos de compras, almacén y distribución.

B) Facilita que cada persona en la empresa ejecute las tareas que le están encomendadas, definiendo  contenidos, funciones, perfiles y roles de cada empleado, pudiéndose comprobar que se ejecutan las tareas previstas, con registro de incidencias.

C) Una faceta muy interesante es poder controlar la labor de los comerciales, que por definición es difícilmente adaptable a un patrón de conducta estándar, dándoles la ventaja de poder utilizar una herramienta que permite conocer históricos de ventas del cliente con el que se están entrevistando, impagados, saber si está dejando de comprar, etc. Todo ello incluso a través de dispositivos móviles.

D) Proporciona estabilidad y seguridad en la obtención, conservación y utilización de datos relevantes para la empresa. Un ejemplo típico son las diferentes hojas de cálculo que los usuarios suelen utilizar en el desarrollo de su trabajo. Si los datos contenidos en ellas se introducen directamente en  el  sistema ERP se integrarían en una base de datos general, que pueda ser utilizada por toda la organización.

E) Facilita la trazabilidad de los productos por imperativos organizativos o legales.

F) Posibilidad de emitir on line informes contables, fiscales o laborales para el gestor, si esta función está externalizada.

G) Elabora previsiones de tesorería precisas.

H) Permite saber exactamente y de forma inmediata los costes y beneficios de la empresa, por líneas de productos, canales de distribución, zonas geográficas etc.

I) Elabora Información analitica global de la empresa en todos los aspectos, destinados a la alta dirección.

Otras consideraciones

­ Características del sistema ERP: Debe ser fiable, intuitivo y sencillo de manejar. Fácilmente adaptable a los cambios de entorno empresarial.

La implantación de ERP exige un cambio radical en la filosofía de la empresa. Los trabajadores y la dirección deben adoptar nuevos hábitos a la hora de desarrollar su trabajo, siendo imprescindible una adecuada  formación. Todo ello suponen costes que no se pueden pasar por alto.

­ En cambio, tenemos la ventaja de que en la actualidad podemos instalar un buen sistema de software ERP por un precio realmente bajo, existiendo en el mercado excelentes productos que pueden satisfacer de inmediato todas nuestra expectativas. En  cualquier caso podemos asegurar que la inversión se amortiza en un periodo breve de tiempo, que a veces no llega al año.

­ Cuando se implanta ERP, rápidamente se observa cómo se incrementa la productividad de la empresa, pudiendo desarrollarse trabajos que antes estaban a la cola de tareas pendientes. 

­ Si la empresa tiene varios centros de trabajo, se pueden controlar perfectamente desde la central aspectos tan importantes como el desarrollo de las ventas, desempeño de los puestos de trabajo, etc.

En conclusión, un adecuado software ERP aporta a la empresa una mayor racionalidad en el desarrollo de sus procesos, mejorando  la  productividad, y por consiguiente los beneficios.

Además permite disponer a tiempo real de información relevante, lo que facilita el control de la organización, la toma de decisiones y la adopción de medidas correctoras de forma inmediata.

En el área de RR.HH. hace que los miembros de la empresa trabajen de forma coordinada, motivándolos en el desarrollo de su trabajo. Fomenta la participación y la colaboración, dando como resultado una organización con un alto grado de cohesión y mucho más eficiente.