Diagnóstico PYMES

Paradójicamente, en las PYMES que obtienen unos resultados económicos aceptables, no se es consciente de la situación real de la empresa ni de los peligros que pueden acechar, bajo la apariencia de una aparente estabilidad. 

La dirección debe apartarse de vez en cuando de la gestión diaria, de lo que es visible y centrarse en las corrientes subterráneas que a menudo discurren bajo la superficie y que en un determinado momento pueden poner en serio peligro a la organización.

Esta situación es más frecuente de lo que parece y tiene causas muy diversas, que analizaremos en otra ocasión. De momento vamos a centrarnos en las acciones que podríamos realizar para establecer un sencillo diagnóstico de nuestra empresa, paso previo para establecer en su caso una serie de medidas a adoptar. 

Inicialmente, el análisis podríamos centrarlo en determinadas áreas clave, principalmente comercial, contabilidad y recursos humanos, sin perjuicio de efectuar estudios más profundos incluyendo otras áreas más específicas si los resultados preliminares de nuestra investigación así lo aconsejan. 

Comercial

Lo primero que debemos plantearnos es si tenemos datos acerca de la ventas de nuestros productos y servicios (qué se vende más, en qué época del año, dónde y qué perfiles tienen nuestros clientes). Aunque parezca mentira hay muchas empresas que ignoran estos datos, debido a que utilizan sistemas de información muy deficientes. No es extraño encontrarnos con empresas que se limitan a facturar los bienes y servicios mediante un programa de contabilidad primitivo, a veces incluso sin conexión a módulos de almacenes. La información que podemos obtener de estos programas se limita a la cifra de ventas por cliente, dándose el caso de que ni siquiera se utilizan diferentes subcuentas para recoger los importes de las ventas de cada tipo de productos o servicios. 

Si su empresa está entre ellas tarde o temprano va a encontrarse en graves dificultades.

Contabilidad

Es imprescindible estar atento a los informes contables, principalmente a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y al Balance. Estos informes deben estar actualizados permanentemente (como mínimo una vez al mes). Para ello, es preciso que se contabilicen de forma inmediata todas las transacciones en las que intervenga la empresa. No solo hay que estar atento a los importes de las diferentes partidas, además es fundamental observar su evolución en el tiempo. 

Recursos Humanos

Los recursos humanos son el activo más valioso que una empresa posee, y al mismo tiempo constituye una de las partidas de gasto más considerables. Hay que estar atentos a conseguir la mayor productividad, para ello es conveniente tener muy claro cuáles son las funciones que deben desarrollarse en el seno de la empresa para llevar a cabo sus objetivos. A partir de ahí, no estaría de más analizar las diferentes tareas que se llevan a cabo en la organización, valorando si son realmente necesarias, y en caso afirmativo determinando el procedimiento para llevarlas a cabo de la forma más eficiente posible. A partir de ahí se puede efectuar un análisis de puestos de trabajo, elemento clave a la hora de tomar medidas para incrementar la productividad.

A la vista de los resultados obtenidos a partir de las observaciones efectuadas en estas tres áreas fundamentales, podríamos diseñar una sencilla hoja de cálculo (o cualquier otro instrumento), en la que recojamos los aspectos más significativos encontrados, o los problemas que se han identificado, con objeto de hacer un seguimiento más profundo y continuado de los mismos, valorando incluso la necesidad de contratar a un especialista en organización de empresas o estrategia de negocios, si es necesario. Ello permitirá la adopción de medidas que puedan corregir situaciones que supongan un peligro potencial para la buena marcha de la organización.